上司の指示がわかりにくい場合の対処法！正しく仕事を進めるためにできる事

「上司の指示がわかりにくい…」

「聞き返そうとすると不機嫌になる」

こんな経験はありませんか？

上司の指示が曖昧だと、仕事が滞ったり、違う業務を行ってしまったり、様々な問題を引き起こしかねません。

私も上司から「わからない事は聞け」と仕事をぶん投げられて、状況をわからずなにから聞けばいいのか分からなくて困惑した経験があります。

この記事では、上司の指示がわかりにくいと感じている会社員に向けて、具体的な解決策をご紹介します。

この記事を読めば、指示の意図を正確に理解し、スムーズに業務を進めることができるようになります。

状況を具体的に把握する

まずは指示のどの部分がわかりにくいのか、具体的に把握しましょう。

指示の内容そのものが不明瞭

何をすべきか具体的な指示がないタイプです。

こちらで判断しなければならない部分が多く、間違えると叱責をくらう場合もあります。

指示の意図が理解できない

なぜ修正する必要があるのかが不明瞭なタイプです。

どの部分が悪いかもわからないため、考える余計な時間が発生してしまう場合もあります。

指示の優先順位がわからない

複数の指示が同時に出され、どれを優先すべきか不明瞭な場合です。

いったん整理をしておかないと、最初にやっておかないといけない作業を後回しに、、、なんてことも怒ります。

滑舌が悪い

滑舌が悪すぎて何喋っているかわからない上司も稀にいます。

聞き返すと機嫌が悪くなるタイプだと最悪です。

聞き取れなかった部分は、聞き取れたワードから推察しなければならず、これは経験とテクニックが必要となります。

録音して、後で聞き直し、情報を整理する事も方法の１つです。

上司に指示内容を具体的にする質問をする

次に、質問する際は曖昧な表現ではなく、具体的な質問を心がけましょう。

上司の指示がわかりにくくても、ただ「わかりません」と伝えるだけでは、相手に「どこがわからないのか」が伝わりません。

指示内容を具体的にするような質問をするように心がけましょう。

上司に質問しやすい環境を作る

上司に質問しにくい雰囲気だと、せっかくの疑問もため込んでしまい、誤解を生みやすくなります。

上司に質問しやすいタイミングを見つける

上司が比較的余裕がある時間帯や、仕事が落ち着いた時間帯を選びましょう。

上司が電話した直後やトラブル処理直後の質問は控え、少し間を置くのがベターです。

意外と多いのですが、上司が誰かと会話中に横からの質問はやめましょう！

質問しやすい言葉を選ぶ

「あの…」「ちょっといいですか？」など、軽い言葉で始めると、上司も警戒せずに聞いてくれる可能性があります。

質問をまとめておく

複数の疑問点をまとめて質問することで、上司の時間を無駄にせずに済みます。

威圧的な上司の場合は、萎縮して聞けたい事が聞けなかったという場合も多々あるので、事前に準備をしていると質問漏れも防げます。

指示内容を自分の言葉で繰り返す

上司に質問した後、または指示を受けた直後に、指示された内容を自分の言葉で繰り返して伝えるようにしましょう。

これは、「オウム返し」とも呼ばれるテクニックですが、相手に「自分は指示内容をこのように理解している」ということを伝えることで、認識のズレを未然に防ぐことができます。

このように、自分の言葉で繰り返すことで、上司はあなたが正しく指示を理解しているかを確認することができます。

自分なりに解釈し、行動計画を立てる

上司の指示を完全に理解できなくても、自分なりに解釈し、具体的な行動計画を立ててみましょう。

指示内容を整理する

上司の指示をメモにまとめたり、箇条書きにしたりして、整理しましょう。

記憶に頼った行動は後のトラブルに発展する可能性があります。

行動計画を作成する

具体的な行動ステップを、期限や担当者などを明確にして、計画的に進めましょう。

報連相を密に行う

上司の指示がわかりにくい場合は、報連相（報告・連絡・相談）を密に行うことが特に重要です。

こまめに進捗状況を報告することで、上司はあなたの進め方に問題がないかを確認することができます。

また、あなたが何か困ったことがあれば、すぐに相談することで、大きな手戻りを防ぐことができます。

上司が怖くて報告しずらい場合もありますが、報告はきちんと行いましょう。

上司の指示がわかりにくい場合の対処法まとめ

上司の指示がわかりにくいのは、決してあなただけの悩みではありません。

しかしわかりにくい指示でも、仕事である以上は自分で考えて行動しなければなりません。

初動で間違うと、大きく時間をロスしてしまいストレスとなります。

指示がわかりにくい上司とは積極的にコミュニケーションを取り、理解を深める努力を続けることで、間違った行動を回避する事が可能です。

この記事があなたの悩み解決のヒントになれば幸いです。